Utilisation et divulgation des renseignements personnels
Tous les renseignements personnels recueillis auprès des personnes présentant une demande de bourse à la Fiducie canadienne d’études nordiques (FCÉN) sont utilisés pour examiner les demandes, administrer et superviser les bourses, et promouvoir et appuyer la recherche sur le Nord canadien. L’Association universitaire canadienne d’études nordiques (AUCEN) échange couramment des renseignements sommaires relatifs aux demandes et aux bourses avec des membres et des représentants pertinents de l’AUCEN, dans les établissements qui les parrainent, les financent, et les administrent.
Dans le cadre du processus d’examen et d’octroi des bourses de la FCÉN, les demandes sont soumises à un comité de sélection formé de personnes recrutées dans les secteurs universitaires, publiques et privés. Les personnes participant à ce processus sont au courant des exigences de l’AUCEN en ce qui concerne la confidentialité et la protection des renseignements qui leur sont confiés.
L’organisme diffuse couramment des détails sur les demandes retenues, notamment le nom du demandeur, le montant accordé, l’établissement et le département visés, le domaine de recherche, le titre du projet, son résumé et les photos connexes soumises par le demandeur aux fins de diffusion publique. Ces renseignements peuvent aussi être utilisés dans les publications de l’AUCEN et dans son site web.
L’organisme se sert aussi de ces renseignements dans ses dossiers et ses bases de données afin d’établir les listes postales utilisées pour la diffusion d’information à la communauté des chercheurs.
Stockage et conservation des renseignements personnels
Toutes les demandes soumises dans le cadre de notre programme annuel d’octroi de bourses sont conservées dans nos dossiers jusqu’à ce que les bourses aient été accordées, que les demandeurs retenus aient été avisés et que les diverses bourses aient été confirmées comme acceptées. En outre, les renseignements personnels sur les demandeurs retenus sont gardés dans les dossiers et mis à jour, au besoin, à des fins administratives et d’impôt sur le revenu, pendant la période visée par la bourse, et ils demeurent ensuite dans nos dossiers pendant sept ans. Les demandes qui ne sont pas retenues lors du processus annuel d’octroi des bourses sont aussi conservées, mais elles sont détruites dans les six mois suivant l’octroi et l’acceptation des bourses des demandeurs retenus.